Se você trabalha com venda de produtos, já deve saber a importância de fazer um controle de estoque rigoroso. Afinal, ter um panorama real do estoque é essencial para um bom planejamento, organização e gestão financeira de qualquer negócio.
Além disso, as atividades que envolvem o controle de estoque auxiliam na tomada de decisões e previnem erros que podem resultar em perdas ou prejuízos desnecessários.
Neste artigo, iremos explicar tudo o que é preciso saber sobre a realização de inventário físico de estoque e por que ele deve ser incluído na rotina da sua empresa.
O QUE É INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?
O inventário físico de estoque é o processo de contagem física de todas as mercadorias que a empresa possui para que então, após essa contagem, seja feita uma comparação entre a quantidade dos produtos existentes na empresa e a quantidade que está cadastrada no sistema de controle de estoque utilizado. É neste momento de verificação que podem ser encontradas diferenças entre o estoque real e o estoque do sistema interno da empresa.
PARA QUE SERVE O INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?
Existem muitas razões para que o inventário físico de estoque seja realizado periodicamente. Um dos principais motivos é poder monitorar a disponibilidade ou a falta de um produto. É com base nos dados dos relatórios gerados ao final do inventário que o gestor da área sabe o que precisa ser comprado para reposição ou, no caso de uma fábrica, por exemplo, é possível saber quais matérias-primas precisam ser adquiridas nos próximos meses.
Em outras palavras, fazer um bom controle de estoque é fundamental para evitar pausas na produção ou perdas financeiras por falta de produtos para vender.
Descobrir irregularidades é outro motivo para que a realização do inventário físico de estoque seja frequente. Digamos que, por exemplo, em uma loja de perfumes o inventário físico aponte que existam 50 unidades do perfume A, 70 unidades do perfume B e 20 unidades do perfume C. Porém, ao realizar a comparação com o estoque do sistema, percebe-se que estão registradas 48 unidades do perfume A, 70 unidades do perfume B e 23 unidades do perfume C.
| Inventário Físico | Sistema Interno da empresa | Diferença | |
| Perfume A | 50 | 48 | 2 |
| Perfume B | 70 | 70 | 0 |
| Perfume C | 20 | 23 | -3 |
A partir do confrontamento dos dados, foi possível perceber as diferenças entre as mercadorias que realmente estavam disponíveis e as que estavam cadastradas no sistema. Isso permite que a empresa melhore os seus processos de segurança, corrija as quantidades dos produtos no sistema de controle de estoque e ajuste o planejamento de compras de novos produtos para reposição.
Realizar o inventário físico de forma periódica proporciona uma visão ágil e precisa do estoque para que se perceba essas diferenças o mais rápido possível, evitando problemas maiores.
QUAL A IMPORTÂNCIA DO INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?
Conforme a empresa vai realizando inventários periódicos, vai construindo uma base de dados sólida e confiável para entender quais produtos vendem mais e com que frequência, em quais períodos aumentam as vendas de determinados itens e que atitudes a empresa pode tomar em relação às mercadorias que não estão vendendo bem.
Os resultados do inventário físico de estoque exercem uma grande influência na tomada de decisões que envolvem toda a empresa.
Com resultados fiéis à realidade, é possível criar ações de marketing para aquele produto que em determinado período do ano já não tem uma boa venda, pensar em promoções para limpar o estoque de um item parado ou buscar caminhos para escoar mercadorias que estejam com prazo de validade mais próximo, por exemplo.
A frequência na realização do inventário físico de estoque tem impactos significativos no bom andamento da empresa. Por isso, o recomendado é que este processo seja realizado no mínimo a cada três meses.
Além disso, existem tipos diferentes de inventários físicos e cada negócio pode realizar aquele com o qual se adapte melhor. Confira quais são eles:
Inventário geral: normalmente é realizado uma vez por ano, ao final do período contábil da empresa. A principal desvantagem desse tipo de inventário é o espaço de tempo que há entre um inventário geral e outro, o que pode aumentar a ocorrência de divergências entre o estoque real e o sistema de controle de estoque interno, já que levaria um ano para se realizar outro. Uma vez feito, este tipo de inventário gera um relatório que é conhecido também como balanço da empresa.
Inventário cíclico ou rotativo: é o inventário realizado em um espaço menor de tempo, como se o inventário geral fosse repartido em várias vezes durante o ano. Pode ser realizado diariamente, semanalmente ou mensalmente. Empresas que realizam este tipo de inventário físico de estoque conseguem identificar mais facilmente os motivos de divergências e conseguem corrigi-las com mais rapidez. Outra vantagem é a redução do tempo para sua realização, podendo ser feito após o expediente.
Seja qual for o tipo de inventário escolhido, sua importância é mais do que clara para o andamento e a saúde de qualquer negócio. A função do inventário físico de estoque vai muito além de encontrar irregularidades. Ele identifica também suas causas e permite entender o seu negócio e o comportamento de compra dos seus clientes, realizar o planejamento de ações futuras em todos os setores da empresa e potencializar seus resultados de forma constante.
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